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Laurence Briffa

Laurence Briffa

Office Manager, Anglais C1
Anglais (GB) Français

Communication
Coordination
Support Management, RH
Permis de conduire
Valbonne (06560) France
En poste En simple veille
Contactez-moi
Flexible, j'ai su m’adapter rapidement à divers postes et responsabilités, dans des secteurs de pointe : d’Assistante d’équipes (80 pers.) en France, à Responsable de service clients de sociétés pharmaceutique et médicale en Irlande. Au sein de votre organisation, j’assure le support de vos équipes pluridisciplinaires et internationales, et le lien administratif avec vos clients et fournisseurs. Mes qualités relationnelles permettent de fédérer les équipes et participent à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Je souhaite valoriser ces compétences au sein d’une structure en pleine évolution.
Contactez-moi, pour en discuter.
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Expériences
  • Assurer l’accueil physique, téléphonique (International) et tri des emails
  • Gérer les contrats avec les prestataires externes (Agent de nettoyage, maintenance des locaux…)
  • Saisir les notes de frais des collaborateurs dans l’outil de gestion interne
  • Centraliser les factures des prestataires de transport et éditer les factures de notre activité
  • Gérer les fournitures de bureau
  • Participer à l’organisation des évènements internes de la société (Séminaires, team-buildings)
  • Coordonner la communication autour de la newsletter trimestrielle
Description de l'entreprise
C’est une CRO (Contract Research Organization) Organisation de Recherche Contractuelle : entreprise qui fournit, sur une base contractuelle, des services dans le domaine de la recherche biomédicale au profit de l’industrie pharmaceutiques ou biotechnologique, ainsi que pour les organes de recherche publics (En France, les Ets Publics à Caractères Scientifique et Technologique EPST) et parapublics (Fondations) qui œuvrent dans ce domaine.
Site web de l'entreprise
https://www.quantificare.com/
  • Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements
  • Assurer l'organisation logistique de différents événements
  • Organiser des réunions et gérer les salles de réunion, showrooms
  • Réaliser l’accueil des nouveaux arrivants et la restitution des outils, fermetures des comptes informatiques
  • Contrôler la bonne affectation des heures travaillées des équipes
  • Assurer les commandes de fournitures, les accès et le matériel informatique
  • Assurer la gestion de budgets et aider à la réalisation de tableaux de bord
  • Elaborer des rapports ou notes en fonction des demandes de l’équipe
  • Être force de proposition pour le partage d’informations entre les services
  • Pour les clients du domaine des arômes, zone EMEA : noter, traiter et suivre au quotidien les commandes et autres demandes, d'un ensemble de filiales et de clients grands comptes assignés ; et à ce titre, s'assurer de leur satisfaction.
Description de l'entreprise
Fabricant d'arômes et de parfums
Site web de l'entreprise
http://www.mane.com
  • Vérifier et mettre à jour les notes de frais des employés sur SAP Concur
  • Gérer les besoins en mobilier et fournitures de bureau : contact et devis fournisseurs
  • Trouver des organismes pour des formations spécifiques, selon les besoins des employés + devis
  • Clarifier les demandes de formation via l'OPCO en vigueur, et enregistrer les salariés concernés
  • Répondre aux appels entrants (français/anglais) et les distribuer aux bons interlocuteurs
  • Traduire d'anglais en français, la matrice des factures à transférer vers l'ERP, pour le siège social au Danemark
Description de l'entreprise
DEIF est un fournisseur mondial de solutions de contrôle d'énergies durables, sûres et fiables pour la production d'électricité décentralisée sur terre et en mer.
Site web de l'entreprise
http://www.deif.com
  • Être avec le Commercial, le contact pour toutes les demandes clients
  • Saisir les commandes clients et leur confirmer les dates d'expédition
  • Mettre en place une bonne planification en lien avec la Production, afin que les livraisons se fassent en temps, en heure, avec quantités et emballages conformes
  • Gérer les demandes d'échantillons dans l'outil numérique inter-groupes
  • Être la Correspondante Qualité : l'interlocutrice privilégiée des besoins client (Fiches Techniques, FDS, Certificats...), et les Services Qualité & Règlementaire, afin d'affiner les demandes et de répondre au mieux aux clients
  • Gérer le planning de jours de télétravail hebdomadaire, pour l'équipe du Service Clients (7 pers.), et informer nos contacts internes
Description de l'entreprise
International Flavors et Fragrances
IFF : entreprise internationale qui a racheté l'entreprise française familiale René Laurent : fabricant d'arômes à base de produits naturels, pour l'industrie alimentaire
Site web de l'entreprise
https://www.iff.com/
  • Assistance auprès de 2 équipes de chercheurs (50 pers. et 20 nationalités)
  • Gestion RH
  • Aide aux pilotages : budgétaire, financier et contractuel
  • Communication, relations extérieures
  • Gestion de projet évènementiel
Détails de l'expérience
  • ASSISTANCE D'ÉQUIPES DE RECHERCHE :
    • Conseiller et orienter les scientifiques dans leurs activités et si besoin en interface avec les services d’appui à la recherche
    • Recueillir, traiter et transmettre les informations au sein de l’équipe projet
    • Conseiller et contribuer à la préparation et à l’organisation des déplacements
    • Coordonner les achats de l’équipe
    • Assister les chercheurs dans des activités d’intérêt collectif (support projet/revue, comité éditorial, comité de programme, rapport d’activité, organisation des concours scientifiques, etc...)
  • GESTION EN RESSOURCES HUMAINES :
    • Constituer et suivre les dossiers de recrutement des scientifiques contractuels
    • Informer et orienter les personnels de l’équipe dans leurs démarches RH.
    • Accueillir les nouveaux entrants (recherche de logement, comptes bancaires, accompagnement dans certaines démarches administratives et d’intégration au sein de l’équipe, …)
    • Mettre à jour les bases de données et les outils de gestion des effectifs Inria, et répondre à des demandes spécifiques
  • AIDE AUX PILOTAGES : BUDGÉTAIRE, FINANCIER ET CONTRACTUEL :
    • Participer à la préparation budgétaire de l’équipe projet en étroite collaboration avec le responsable de l’équipe
    • Apporter un conseil financier de proximité aux membres de l’équipe dans leurs demandes budgétaires : embauches, achats, déplacements
    • Préparer et suivre les missions et les demandes d’achat
    • Veiller à l’exécution budgétaire et analyse des données du suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
    • Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche, en apportant les premiers conseils financiers
  • COMMUNICATION, ÉVÉNEMENTIEL, ET RELATIONS EXTÉRIEURES :
    -Préparer les missions, accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
    • Créer et/ou mettre à jour des sites WEB.
    • Organiser et participer aux réunions de l’équipe projet
    • Organiser les manifestations scientifiques sans frais d’inscription, de l’équipe (séminaires, réunions des projets de recherche, etc...)
    • Participer à l’organisation des conférences nationales ou internationales, en collaboration avec le service Communication du centre
Description de l'entreprise
Institut National de Recherches en Informatique et en Automatique
Site web de l'entreprise
http://www.inria.fr
  • ANIMATION auprès des adhérents de l'association, supports aux commissions et évènements
  • Identification et mises en place de projets inter-adhérents et via l'écosystème
  • Promotion de l‘association, développement auprès des prospects et partenaires
  • Mise en réseau des adhérents et acteurs du numérique
  • COMMUNICATION : mise à jour du site web, Community manager, newsletter, relations presse
Description de l'entreprise
Animateur azuréen du numérique, depuis 25 ans
Site web de l'entreprise
http://www.telecom-valley.fr/
  • 01/2017 : Assistante du VP juridique et de ses équipes : gestion des contrats et contrôle des exportations
  • 2015-2016 : Assistante du Directeur des Opérations, contrôle satellites en Télécommunication et de ses 4 équipes (80 pers.)
  • Organisation du séminaire international biennal de 3 jours pour fédérer les meilleurs clients : 120 pers.
  • Support logistique des équipes, lors des mises en orbite des satellites
  • Gestion des agendas, réunions, ordres de mission
  • 2014 : Assistante du Directeur des Services généraux et de son équipe (20 personnes)
  • Création de commandes, relations fournisseurs et comptabilité interne
  • Traduction en anglais de business review, pour le Directeur du site
  • Gestion des frais du personnel engagé dans le Plan de Déplacements de l'Entreprise
Description de l'entreprise
Co-entreprise franco-italienne du secteur de l'industrie spatiale.
"L’innovation au cœur des solutions satellitaires au service des citoyens et au-delà de la terre"
Site web de l'entreprise
https://www.thalesgroup.com/fr/espace
  • EXPERTISE : pré-étude sur la mise en place de bornes à recharge électrique, pour une commune des Alpes-Maritimes
  • Intervenante à la conférence sur la mobilité durable : "Ladies in Mobility" - Salon EVER à Monaco, 03/2013
  • ANIMATION et EVENEMENTIEL : création de journées en mobilité durable : table ronde, atelier de concertation et de sensibilisation ; lunch covoiturage ; journées "Tous à vélo" ; éco-conduite ; sécurité routière ; en présence des Autorités Organisatrices de la Mobilité
  • Co-organisation du Forum "Green Code 2012", sur la mobilité durable (130 visiteurs ciblés), à l'Ademe de Sophia Antipolis
  • Actions de sensibilisation, fédération des acteurs, maillage des réseaux publics et privés, pour réduire l'utilisation du véhicule avec une seule personne à bord, sur les déplacements domicile-travail
  • COMMUNICATION : conception de supports ; enquête en ligne, reportage photos, relations presse
  • NUMÉRIQUE : animation de réseaux sociaux et de communautés thématiques autour de la mobilité et du développement durables ; administration, gestion du blog et site
Description de l'entreprise
Management de la mobilité durable : actions de sensibilisation auprès des salariés, agents et scolaires, afin de réduire l'utilisation de la voiture avec une seule personne à bord, sur les déplacements domicile-travail ; au profit de solutions de déplacements éco-responsables
Site web de l'entreprise
http://www.greencode.fr
  • Conduite de projet du Plan de Déplacements Inter Entreprises (PDIE) de Sophia Antipolis (Sophia Mobil’ : 5 000 salariés)
  • Éduquer les employés par la mise en place de solutions alternatives à la voiture individuelle, pour améliorer la circulation sur les trajets quotidiens, en faveur des transports en commun, du covoiturage, du vélo, de la marche à pied, et du télétravail
  • Création de sondages et analyse ; présentation des résultats et rédaction des résumés, en anglais
  • Organisation et animation bilingue d'ateliers de sensibilisation, sur les différents modes de transport alternatifs à la voiture personnelle
  • Coordination entre le bureau d'étude et le Club des Dirigeants de Sophia Antipolis
  • Participation au développement de catalogue de solutions à implémenter
  • Suivi (Tableau de bord) et mise en œuvre des premières actions
Description de l'entreprise
Facilitateur de voyages
Site web de l'entreprise
https://amadeus.com/fr
  • En Autriche : coordination de sessions spéciales : 3 000 professionnels de la santé en cardiologie ; responsabilité de l’équipe de 20 hôtesses d'accueil locales
  • A Sophia Antipolis, support scientifique : communication et correspondance avec les cardiologues européens et le comité directeur
  • Création de statistiques, de rapports et questionnaires en ligne, brochures bilingues, publications, relations avec les éditeurs médicaux, sélection des études médicales
  • Mise en place du programme scientifique
Description de l'entreprise
Organisation de congrès et séminaires en Europe, pour les cardiologues (la plus grande réunion de cardiologues dans le monde) : pour réduire le nombre de maladies cardiovasculaires en Europe.

Le Société Européenne de Cardiologie (SEC) offre un éventail d'activités scientifiques et éducatives, telles que la production et la mise à jour continue des lignes directrices de pratique clinique, l'organisation de cours et des initiatives pédagogiques, des enquêtes paneuropéennes sur des maladies spécifiques.

La SEC représente plus de 80 000 professionnels de la cardiologie, principalement à travers l'Europe et le bassin méditerranéen, mais aussi dans le reste du monde.
Site web de l'entreprise
https://www.escardio.org/
  • Support au service clients export : coordination des services techniques et directions commerciales
  • Interface entre le directeur et la force de vente ; auprès des agences du groupe (Thales R.U. & Australie)
  • Mise en place de séminaires avec des entités internationales
Description de l'entreprise
Fabrication de systèmes de défense sous-marins
Site web de l'entreprise
https://www.thalesgroup.com/fr/activites/defense/forces-navales/lutte-sous-mer
  • Coordination bilingue des rapports d’activités semestriels et annuels
  • Gestion de l'agenda du directeur, courrier et appels ; organisation des déplacements et des réunions
  • Interface avec les experts pour l'organisation de séminaires en France et à l'international.
  • Suivi de contrats de consultants en Méditerranée
  • Création de brochures : conception, mise en page, révision des textes, et traduction en français-anglais
Description de l'entreprise
Le Plan Bleu est un des Programmes des Nations Unies pour l'Environnement en Méditerranée (PNUE).
C'est un centre d'observation, d'analyses et de conseils sur l'évolution de la Méditerranée ; pour la prospective et la protection de la Méditerranée.
Site web de l'entreprise
http://www.planbleu.org/
  • Coordination du management des sociétés distributrices du produit Botox®, sur les zones d'Europe de l'Est, d'Afrique et du Moyen-Orient.
  • Analyse des ventes et support marketing, prévisions sur tableurs et graphiques
  • Gestion des stocks en relation avec la finance, le planning budgétaire et les distributeurs à l'étranger
  • Mise en place et coordination des activités promotionnelles, congrès nationaux et internationaux
Description de l'entreprise
Laboratoire pharmaceutique américain, spécialisé dans le domaine de l'ophtalmologie.
Site web de l'entreprise
https://www.allergan.fr/fr-fr/home
  • Interface entre les différents sites de production à travers le monde (USA, Amérique Latine, Angleterre)
  • Coordination bilingue anglais auprès des clients internes/externes : les forces de vente France & Export et nos agences aux U.S.A. & U.K.
  • Gestion des commandes, suivi de dossiers auprès des clients finaux : cliniques, hôpitaux en France et des distributeurs à l’export (Espagne, R.U. Irlande, Amérique du Sud)
Description de l'entreprise
Industrie pharmaceutique spécialisée dans la neurochirurgie. Fabrication et distribution d'implants et matériels neurochirurgicaux, dermatologiques (peau artificielle pour les grands brûlés), principalement.
Site web de l'entreprise
https://www.integralife.com/
  • Prise en charge des clients grands comptes (hôpitaux, cliniques), gestion des litiges, prise de décision dans l’urgence
  • Gestion d'une équipe de 3 à 5 commerciaux sédentaires : recrutement, formation, motivation, communication.
  • Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration des Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances
  • Interface clients ophtalmologistes, distributeurs et transporteurs en France
Description de l'entreprise
Industrie pharmaceutique américaine, spécialisée dans les domaines de produits d'entretien de lentilles de contact et d'implants intra-oculaires pour les opérations de la cataracte.
Fabrication et distribution de ces différents produits et matériel opératoire pour la division chirurgie (machines phaco émulsification et consommables).
(AMO issu du Laboratoire Allergan, après scission - Puis, AMO racheté par le Laboratoire Abbott Medical Optics)
Site web de l'entreprise
http://www.abbott.com/
  • Traitement des commandes, promotion des ventes, facturation, service après-vente
  • Support clients : opticiens, grossistes pharmaceutiques, médecins ophtalmologistes
  • Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration et Force de Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances (en France et en Irlande)
Description de l'entreprise
Industrie pharmaceutique américaine, spécialisée dans les domaines de l'ophtalmologie : 4 gammes de produits : Toxine Botulique - Produits pharmaceutiques (collyres) - Produits d'entretien de lentilles de contact - Implants intra-oculaires pour les opérations de la cataracte.

Fabrication et distribution de ces différents produits et matériel opératoire pour la division chirurgie (machines phaco-émulsification et consommables).
Site web de l'entreprise
http://www.allergan.com/index.htm
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