Laurence Briffa
Office Manager, Anglais C1
Communication
Coordination
Support Management, RH
Permis de conduire
Valbonne (06560) France
En poste
En simple veille
Flexible, j'ai su m’adapter rapidement à divers postes et responsabilités, dans des secteurs de pointe : d’Assistante d’équipes (80 pers.) en France, à Responsable de service clients de sociétés pharmaceutique et médicale en Irlande. Au sein de votre organisation, j’assure le support de vos équipes pluridisciplinaires et internationales, et le lien administratif avec vos clients et fournisseurs. Mes qualités relationnelles permettent de fédérer les équipes et participent à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Je souhaite valoriser ces compétences au sein d’une structure en pleine évolution.
Contactez-moi, pour en discuter.
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Assistante d'équipes de Recherche, bilingue anglais
Inria
Octobre 2017
à septembre 2019
CDD
Sophia
- Assistance auprès de 2 équipes de chercheurs (50 pers. et 20 nationalités)
- Gestion RH
- Aide aux pilotages : budgétaire, financier et contractuel
- Communication, relations extérieures
- Gestion de projet évènementiel
Détails de l'expérience
- ASSISTANCE D'ÉQUIPES DE RECHERCHE :
- Conseiller et orienter les scientifiques dans leurs activités et si besoin en interface avec les services d’appui à la recherche
- Recueillir, traiter et transmettre les informations au sein de l’équipe projet
- Conseiller et contribuer à la préparation et à l’organisation des déplacements
- Coordonner les achats de l’équipe
- Assister les chercheurs dans des activités d’intérêt collectif (support projet/revue, comité éditorial, comité de programme, rapport d’activité, organisation des concours scientifiques, etc...)
- Conseiller et orienter les scientifiques dans leurs activités et si besoin en interface avec les services d’appui à la recherche
- GESTION EN RESSOURCES HUMAINES :
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des scientifiques contractuels
- Informer et orienter les personnels de l’équipe dans leurs démarches RH.
- Accueillir les nouveaux entrants (recherche de logement, comptes bancaires, accompagnement dans certaines démarches administratives et d’intégration au sein de l’équipe, …)
- Mettre à jour les bases de données et les outils de gestion des effectifs Inria, et répondre à des demandes spécifiques
- Constituer et suivre les dossiers de recrutement des scientifiques contractuels
- AIDE AUX PILOTAGES : BUDGÉTAIRE, FINANCIER ET CONTRACTUEL :
- Participer à la préparation budgétaire de l’équipe projet en étroite collaboration avec le responsable de l’équipe
- Apporter un conseil financier de proximité aux membres de l’équipe dans leurs demandes budgétaires : embauches, achats, déplacements
- Préparer et suivre les missions et les demandes d’achat
- Veiller à l’exécution budgétaire et analyse des données du suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
- Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche, en apportant les premiers conseils financiers
- Participer à la préparation budgétaire de l’équipe projet en étroite collaboration avec le responsable de l’équipe
- COMMUNICATION, ÉVÉNEMENTIEL, ET RELATIONS EXTÉRIEURES :
-Préparer les missions, accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
- Créer et/ou mettre à jour des sites WEB.
- Organiser et participer aux réunions de l’équipe projet
- Organiser les manifestations scientifiques sans frais d’inscription, de l’équipe (séminaires, réunions des projets de recherche, etc...)
- Participer à l’organisation des conférences nationales ou internationales, en collaboration avec le service Communication du centre
- Créer et/ou mettre à jour des sites WEB.
Description de l'entreprise
Institut National de Recherches en Informatique et en Automatique
Site web de l'entreprise