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Laurence Briffa

Laurence Briffa

Office Manager, Anglais C1
Anglais (GB) Français

Communication
Coordination
Support Management, RH
Permis de conduire
Valbonne (06560) France
En poste En simple veille
Contactez-moi
Flexible, j'ai su m’adapter rapidement à divers postes et responsabilités, dans des secteurs de pointe : d’Assistante d’équipes (80 pers.) en France, à Responsable de service clients de sociétés pharmaceutique et médicale en Irlande. Au sein de votre organisation, j’assure le support de vos équipes pluridisciplinaires et internationales, et le lien administratif avec vos clients et fournisseurs. Mes qualités relationnelles permettent de fédérer les équipes et participent à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Je souhaite valoriser ces compétences au sein d’une structure en pleine évolution.
Contactez-moi, pour en discuter.
Accueil Expériences Formations Compétences Portfolios Centres d'intérêt Blog
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Expériences
  • Assurer l’accueil physique, téléphonique (International) et tri des emails
  • Gérer les contrats avec les prestataires externes (Agent de nettoyage, maintenance des locaux…)
  • Saisir les notes de frais des collaborateurs dans l’outil de gestion interne
  • Centraliser les factures des prestataires de transport et éditer les factures de notre activité
  • Gérer les fournitures de bureau
  • Participer à l’organisation des évènements internes de la société (Séminaires, team-buildings)
  • Coordonner la communication autour de la newsletter trimestrielle
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  • Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements
  • Assurer l'organisation logistique de différents événements
  • Organiser des réunions et gérer les salles de réunion, showrooms
  • Réaliser l’accueil des nouveaux arrivants et la restitution des outils, fermetures des comptes informatiques
  • Contrôler la bonne affectation des heures travaillées des équipes
  • Assurer les commandes de fournitures, les accès et le matériel informatique
  • Assurer la gestion de budgets et aider à la réalisation de tableaux de bord
  • Elaborer des rapports ou notes en fonction des demandes de l’équipe
  • Être force de proposition pour le partage d’informations entre les services
  • Pour les clients du domaine des arômes, zone EMEA : noter, traiter et suivre au quotidien les commandes et autres demandes, d'un ensemble de filiales et de clients grands comptes assignés ; et à ce titre, s'assurer de leur satisfaction.
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  • Vérifier et mettre à jour les notes de frais des employés sur SAP Concur
  • Gérer les besoins en mobilier et fournitures de bureau : contact et devis fournisseurs
  • Trouver des organismes pour des formations spécifiques, selon les besoins des employés + devis
  • Clarifier les demandes de formation via l'OPCO en vigueur, et enregistrer les salariés concernés
  • Répondre aux appels entrants (français/anglais) et les distribuer aux bons interlocuteurs
  • Traduire d'anglais en français, la matrice des factures à transférer vers l'ERP, pour le siège social au Danemark
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  • Être avec le Commercial, le contact pour toutes les demandes clients
  • Saisir les commandes clients et leur confirmer les dates d'expédition
  • Mettre en place une bonne planification en lien avec la Production, afin que les livraisons se fassent en temps, en heure, avec quantités et emballages conformes
  • Gérer les demandes d'échantillons dans l'outil numérique inter-groupes
  • Être la Correspondante Qualité : l'interlocutrice privilégiée des besoins client (Fiches Techniques, FDS, Certificats...), et les Services Qualité & Règlementaire, afin d'affiner les demandes et de répondre au mieux aux clients
  • Gérer le planning de jours de télétravail hebdomadaire, pour l'équipe du Service Clients (7 pers.), et informer nos contacts internes
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  • Assistance auprès de 2 équipes de chercheurs (50 pers. et 20 nationalités)
  • Gestion RH
  • Aide aux pilotages : budgétaire, financier et contractuel
  • Communication, relations extérieures
  • Gestion de projet évènementiel
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  • ANIMATION auprès des adhérents de l'association, supports aux commissions et évènements
  • Identification et mises en place de projets inter-adhérents et via l'écosystème
  • Promotion de l‘association, développement auprès des prospects et partenaires
  • Mise en réseau des adhérents et acteurs du numérique
  • COMMUNICATION : mise à jour du site web, Community manager, newsletter, relations presse
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  • 01/2017 : Assistante du VP juridique et de ses équipes : gestion des contrats et contrôle des exportations
  • 2015-2016 : Assistante du Directeur des Opérations, contrôle satellites en Télécommunication et de ses 4 équipes (80 pers.)
  • Organisation du séminaire international biennal de 3 jours pour fédérer les meilleurs clients : 120 pers.
  • Support logistique des équipes, lors des mises en orbite des satellites
  • Gestion des agendas, réunions, ordres de mission
  • 2014 : Assistante du Directeur des Services généraux et de son équipe (20 personnes)
  • Création de commandes, relations fournisseurs et comptabilité interne
  • Traduction en anglais de business review, pour le Directeur du site
  • Gestion des frais du personnel engagé dans le Plan de Déplacements de l'Entreprise
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  • EXPERTISE : pré-étude sur la mise en place de bornes à recharge électrique, pour une commune des Alpes-Maritimes
  • Intervenante à la conférence sur la mobilité durable : "Ladies in Mobility" - Salon EVER à Monaco, 03/2013
  • ANIMATION et EVENEMENTIEL : création de journées en mobilité durable : table ronde, atelier de concertation et de sensibilisation ; lunch covoiturage ; journées "Tous à vélo" ; éco-conduite ; sécurité routière ; en présence des Autorités Organisatrices de la Mobilité
  • Co-organisation du Forum "Green Code 2012", sur la mobilité durable (130 visiteurs ciblés), à l'Ademe de Sophia Antipolis
  • Actions de sensibilisation, fédération des acteurs, maillage des réseaux publics et privés, pour réduire l'utilisation du véhicule avec une seule personne à bord, sur les déplacements domicile-travail
  • COMMUNICATION : conception de supports ; enquête en ligne, reportage photos, relations presse
  • NUMÉRIQUE : animation de réseaux sociaux et de communautés thématiques autour de la mobilité et du développement durables ; administration, gestion du blog et site
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  • Conduite de projet du Plan de Déplacements Inter Entreprises (PDIE) de Sophia Antipolis (Sophia Mobil’ : 5 000 salariés)
  • Éduquer les employés par la mise en place de solutions alternatives à la voiture individuelle, pour améliorer la circulation sur les trajets quotidiens, en faveur des transports en commun, du covoiturage, du vélo, de la marche à pied, et du télétravail
  • Création de sondages et analyse ; présentation des résultats et rédaction des résumés, en anglais
  • Organisation et animation bilingue d'ateliers de sensibilisation, sur les différents modes de transport alternatifs à la voiture personnelle
  • Coordination entre le bureau d'étude et le Club des Dirigeants de Sophia Antipolis
  • Participation au développement de catalogue de solutions à implémenter
  • Suivi (Tableau de bord) et mise en œuvre des premières actions
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  • En Autriche : coordination de sessions spéciales : 3 000 professionnels de la santé en cardiologie ; responsabilité de l’équipe de 20 hôtesses d'accueil locales
  • A Sophia Antipolis, support scientifique : communication et correspondance avec les cardiologues européens et le comité directeur
  • Création de statistiques, de rapports et questionnaires en ligne, brochures bilingues, publications, relations avec les éditeurs médicaux, sélection des études médicales
  • Mise en place du programme scientifique
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  • Support au service clients export : coordination des services techniques et directions commerciales
  • Interface entre le directeur et la force de vente ; auprès des agences du groupe (Thales R.U. & Australie)
  • Mise en place de séminaires avec des entités internationales
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  • Coordination bilingue des rapports d’activités semestriels et annuels
  • Gestion de l'agenda du directeur, courrier et appels ; organisation des déplacements et des réunions
  • Interface avec les experts pour l'organisation de séminaires en France et à l'international.
  • Suivi de contrats de consultants en Méditerranée
  • Création de brochures : conception, mise en page, révision des textes, et traduction en français-anglais
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  • Coordination du management des sociétés distributrices du produit Botox®, sur les zones d'Europe de l'Est, d'Afrique et du Moyen-Orient.
  • Analyse des ventes et support marketing, prévisions sur tableurs et graphiques
  • Gestion des stocks en relation avec la finance, le planning budgétaire et les distributeurs à l'étranger
  • Mise en place et coordination des activités promotionnelles, congrès nationaux et internationaux
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  • Interface entre les différents sites de production à travers le monde (USA, Amérique Latine, Angleterre)
  • Coordination bilingue anglais auprès des clients internes/externes : les forces de vente France & Export et nos agences aux U.S.A. & U.K.
  • Gestion des commandes, suivi de dossiers auprès des clients finaux : cliniques, hôpitaux en France et des distributeurs à l’export (Espagne, R.U. Irlande, Amérique du Sud)
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  • Prise en charge des clients grands comptes (hôpitaux, cliniques), gestion des litiges, prise de décision dans l’urgence
  • Gestion d'une équipe de 3 à 5 commerciaux sédentaires : recrutement, formation, motivation, communication.
  • Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration des Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances
  • Interface clients ophtalmologistes, distributeurs et transporteurs en France
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  • Traitement des commandes, promotion des ventes, facturation, service après-vente
  • Support clients : opticiens, grossistes pharmaceutiques, médecins ophtalmologistes
  • Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration et Force de Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances (en France et en Irlande)
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Formations

Communication et Leadership

Dale Carnegie, Sophia Antipolis

Janvier 2005 à mars 2005
Développement personnel

Team Leading Skills for front line managers

Irish Management Institute, Dublin, Irlande

Janvier 2000 à février 2000
Techniques de gestion d'équipes et de recrutements - Agent de maîtrise

BTS Assistante de direction bilingue anglais

Chambre de Commerce et d'Industrie, Avignon

Janvier 1996 à avril 1996
Formation continue
Portfolios

CV synthétisé

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Compétences

Savoir-faire

  • Gestion de service clients
  • Capacités organisationnelles
    Forums, séminaires et salons professionnels, en France et à l'étranger
  • Interface entre différents acteurs
    Coordination inter services et externe
  • Maîtrise de l'anglais professionnel
  • Satisfaction client
    En B2C, dans des entreprises de pointe

Savoir-être

  • Aisance relationnelle
  • Dynamisme, réactivité
  • Esprits d'équipe et d'initiative
  • Leadership naturel
  • Pragmatisme

Langues

  • Anglais professionnel, C1
    Séjour de 6 ans en Irlande
  • Allemand, B1

Informatique

  • Concur, MS Office, Oracle, SAP
  • Canva, SharePoint, Teams, Trello, WordPress
  • Outlook, Zimbra

Bénévolat

  • Vice-Présidente de la commission Transports et Déplacements, au Conseil de Développement de la Communauté d'Agglomération Sophia Antipolis
    www.cddcasa.fr

Références

  • Advanced Medical Optics, Allergan, Amadeus, Société Européenne de Cardiologie, Thales Alenia Space
Centres d'intérêt

Sports et intérêts

  • SPORTS : cardio training, VTT
  • INTERETS : cuisine, photographie, voyages
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