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Laurence Briffa

Laurence Briffa

Chargée de recrutement & de Communication interne Anglais C1
Anglais (GB)

Communication
Coordination
Satisfaction clients
Permis de conduire
Valbonne (06560) France
En fin de contrat En recherche active
Contactez-moi
Rattachée à la Direction, je participe à l'organisation de l'entreprise entre les différents services, du recrutement à la mise en place d’évènements ; et coordonne divers projets internes. Avec un rôle charnière dans la société, je centralise les informations, tout en faisant preuve d'un sens de la discrétion et de la confidentialité. A l'écoute et dotée d'un excellent sens du relationnel, j'évolue dans l'univers international, où je maîtrise l’anglais professionnel. Je facilite également les déplacements domicile-travail des personnels pour leur bien-être au quotidien ; ce qui est un des éléments clé de la performance en entreprise. Contactez-moi pour en discuter.
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Expériences
  • Assurer l’accueil physique, téléphonique (International) et tri des emails
  • Gérer les contrats avec les prestataires (Agent de nettoyage, maintenance des locaux…)
  • Saisir les notes de frais des collaborateurs dans l’outil de gestion interne
  • Centraliser les factures des prestataires de transport et éditer les factures clients
  • Gérer les fournitures de bureau
  • Participer à l’organisation des évènements internes de la société (Séminaires, team-buildings)
  • Coordonner la communication autour de la newsletter trimestrielle
  • Etre le point de contact de toutes demandes internes et trouver des solutions
  • Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements
  • Assurer l'organisation logistique de différents événements
  • Organiser des réunions et gérer les salles de réunion, showrooms
  • Réaliser l’accueil des nouveaux arrivants et la restitution des outils, fermetures des comptes informatiques
  • Contrôler la bonne affectation des heures travaillées des équipes
  • Assurer les commandes de fournitures, les accès et le matériel informatique
  • Assurer la gestion de budgets et aider à la réalisation de tableaux de bord
  • Elaborer des rapports ou notes en fonction des demandes de l’équipe
  • Être force de proposition pour le partage d’informations entre les services
  • Pour les clients Premium Grands comptes du domaine des Arômes, zone EMEA : noter, traiter et suivre au quotidien les commandes et autres demandes, d'un ensemble de clients internes (filiales) et externes assignés.
    Et à ce titre, s'assurer de leur satisfaction.
  • Vérifier et mettre à jour les notes de frais des employés sur SAP Concur
  • Gérer les besoins en mobilier et fournitures de bureau : contact et devis fournisseurs
  • Trouver des organismes pour des formations spécifiques, selon les besoins des employés + devis
  • Clarifier les demandes de formation via l'OPCO en vigueur, et enregistrer les salariés concernés
  • Répondre aux appels entrants (Français/Anglais) et les distribuer aux bons interlocuteurs
  • Traduire d'anglais en français, la matrice des factures à transférer vers l'ERP, pour le siège social au Danemark
  • Être avec le Commercial, le contact pour toutes les demandes clients
  • Saisir les commandes clients et leur confirmer les dates d'expédition
  • Mettre en place une bonne planification en lien avec la Production, afin que les livraisons se fassent en temps, en heure, avec quantités et emballages conformes
  • Gérer les demandes d'échantillons dans l'outil inter-groupes (MySales)
  • Être la Correspondante Qualité : l'interlocutrice privilégiée des besoins client (Fiches Techniques, FDS, Certificats...), et les Services Qualité & Règlementaire, afin d'affiner les demandes et de répondre au mieux aux clients
  • Gérer le planning de jours de télétravail hebdomadaire, pour l'équipe du Service Clients, et informer nos contacts en interne
  • Assistance auprès de 2 équipes, tous profils confondus (50 pers, 20 nationalités)
  • RH : constituer et suivre les dossiers de recrutement des contractuels, gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés ; préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
  • Aide aux pilotage : budgétaire, financier et contractuel
  • Communication : relations extérieures et organisations évènementielles
  • Assistante des 3 co-fondateurs et conseillère en mobilité durable
  • ANIMATION auprès des adhérents de l'association : supports aux commissions, aux évènements
  • Identification et mises en place de projets inter-adhérents et via l'écosystème
  • Promotion de l‘association, développement auprès des prospects et partenaires
  • Mise en réseau des adhérents et acteurs du numérique
  • COMMUNICATION : mise à jour du site web, community manager, relations presse
  • Assistante du directeur des Opérations, contrôle satellites en Télécommunication et de ses 4 équipes (80 pers.)
  • Organisation du séminaire international biennal de 3 jours pour fédérer les meilleurs clients : 120 pers.
  • Support logistique des équipes, lors des mises en orbite des satellites
  • Création de commandes, relations fournisseurs et comptabilité interne
  • Gestion des agendas, réunions, ordres de mission
  • Gestion des frais des personnes engagées dans le Plan de Déplacements de l'Entreprise
  • Traduction en anglais de business review, pour le Directeur du site
  • 01/2017 : Assistante du VP juridique et de ses équipes : gestion des contrats et contrôle des exportations
  • EXPERTISE :
  • ANIMATION et EVENEMENTIEL :
    • Création de journées en mobilité durable : table ronde, atelier de concertation et de sensibilisation ; lunch covoiturage ; journées "Tous à vélo" ; éco-conduite ; sécurité routière ; en présence des Autorités Organisatrices de la Mobilité
    • Co-organisation du Forum "Green Code 2012", sur la mobilité durable (130 visiteurs ciblés), à l'Ademe de Sophia Antipolis
    • Actions de sensibilisation, fédération des acteurs, maillage des réseaux publics et privés, pour réduire l'utilisation du véhicule avec une seule personne à bord, sur les déplacements domicile-travail
  • COMMUNICATION :
    • Conception de supports ; enquête en ligne, reportage photos, relations presse
  • NUMÉRIQUE :
    • Animation de réseaux sociaux et de communautés autour de la mobilité et du développement durables ; administration, gestion du site internet
  • Conduite de projet du Plan de Déplacements Inter Entreprises (PDIE) de Sophia Antipolis (Sophia Mobil’ : 5 000 salariés)
  • Sensibilisation des employés par la mise en place de solutions alternatives à la voiture individuelle, pour améliorer la circulation sur les trajets quotidiens, en faveur des transports en commun, du covoiturage, du vélo, de la marche à pied, et du télétravail
  • Création de sondages et analyse ; présentation des résultats et rédaction des résumés, en anglais
  • Organisation et animation bilingue d'ateliers de sensibilisation, sur les différents modes de transport alternatifs à la voiture personnelle
  • Coordination entre le bureau d'étude et le Club des Dirigeants de Sophia Antipolis
  • Participation au développement de catalogue de solutions à implémenter
  • Suivi (Tableau de bord) et mise en œuvre des premières actions
  • En Autriche : coordination de sessions spéciales : 3 000 professionnels de la santé en cardiologie ; responsabilité de l’équipe de 20 hôtesses d'accueil locales
  • A Sophia Antipolis, support scientifique : communication et correspondance avec les cardiologues européens et le comité directeur
  • Création de statistiques, de rapports et questionnaires en ligne, brochures bilingues, publications, relations avec les éditeurs médicaux, sélection des études médicales
  • Mise en place du programme scientifique
  • Support au service clients Export : coordination des services techniques et directions commerciales
  • Interface entre le directeur et la force de vente ; auprès des agences du groupe (Thales R.U. & Australie)
  • Mise en place de séminaires avec des entités internationales
  • Coordination bilingue des rapports d’activités semestriels et annuels
  • Gestion de l'agenda du directeur, courrier et appels ; organisation des déplacements et des réunions
  • Interface avec les experts pour l'organisation de séminaires en France et à l'international.
  • Suivi de contrats de consultants en Méditerranée
  • Création de brochures : conception, mise en page, révision des textes, et traduction en français-anglais
  • Coordination du management des sociétés distributrices du produit Botox®, sur les zones : Europe de l'est, Afrique et Moyen-Orient.
  • Analyse des ventes et support marketing, prévisions sur tableurs et graphiques
  • Gestion des stocks en relation avec la finance, le planning budgétaire et les distributeurs à l'étranger
  • Mise en place et coordination des congrès nationaux, internationaux, et des activités promotionnelles,
  • Interface entre les différents sites de production à travers le monde (USA, Amérique Latine, Angleterre)
  • Coordination bilingue anglais auprès des clients internes/externes : les forces de vente France & Export et nos agences aux U.S.A. & U.K.
  • Gestion des commandes, suivi de dossiers auprès des clients finaux : cliniques, hôpitaux en France et des distributeurs à l’export (Espagne, R.U. Irlande, Amérique du Sud)
  • Prise en charge des clients grands comptes (hôpitaux, cliniques), gestion des litiges, prise de décision dans l’urgence
  • Gestion d'une équipe de 3 à 5 commerciaux sédentaires : recrutement, formation, motivation, communication.
  • Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration des Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances
  • Interface clients ophtalmologistes, distributeurs et transporteurs en France
  • Traitement des commandes, promotion des ventes, facturation, service après-vente
  • Support clients : opticiens, grossistes pharmaceutiques, médecins ophtalmologistes
  • Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration et Force de Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances (en France et en Irlande)
  • Standard et accueil bilingue des visiteurs
  • RH : réception des CV et tri des candidatures
Formations

PDE, les clés de la réussite

Ademe PACA/MHC Conseil, Marseille

Mars 2009
Plan de Déplacement Entreprise : gestion de projet en mobilité durable

Communication et Leadership

Dale Carnegie, Sophia Antipolis

Janvier 2005 à mars 2005
Développement personnel

Team Leading Skills for Front Line Managers

Irish Management Institute, Dublin, Irlande

Janvier 2000 à février 2001
Techniques de gestion d'équipes et de recrutements - Agent de maîtrise

Assistante de direction, anglais commercial

CCI Avignon Pays du Vaucluse

Janvier 1996 à mai 1996
BTS en formation continue
Portfolios

CV synthétisé

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Compétences

Savoir-faire

  • Coordination, communication interne et externe
  • Animation des réseaux sociaux
  • Bonnes capacités organisationnelles

Langues

  • Maîtrise de l'anglais
  • Connaissance de l'allemand

Informatique

  • Pack Office, SAP
  • Canva, SharePoint, Trello, WordPress

Savoir-être

  • Cohésion et esprit d'équipe
  • Leadership naturel
  • Créativité, curiosité

Réseaux professionnels & associatifs

  • Vice-Présidente de la commission Transports et Déplacements, au Conseil de Développement de la Communauté d'Agglomération Sophia Antipolis
    https://www.cddcasa.fr/
  • Présidente de l'association TraViSA : Travailler et Vivre à Sophia Antipolis : initiatives éco-citoyennes
    https://www.facebook.com/TraViSA06

Récompense

  • Prix 2010 du meilleur contributeur, communauté numérique : "Mobilité durable", site ECOBIZ - CCI Nice Côte d'Azur

Références

  • Disponibles sur demande : Advanced Medical Optics, Allergan, Amadeus, Société Européenne de Cardiologie, Thales Alenia Space
Centres d'intérêt

Sports et intérêts

  • SPORTS : cardio training, VTT
  • INTERETS : cuisine, photographie, voyages