Rattachée à la Direction, je participe à l'organisation de l'entreprise entre les différents services, du recrutement à la mise en place d’évènements ; et coordonne divers projets internes. Avec un rôle charnière dans la société, je centralise les informations, tout en faisant preuve d'un sens de la discrétion et de la confidentialité. A l'écoute et dotée d'un excellent sens du relationnel, j'évolue dans l'univers international, où je maîtrise l’anglais professionnel. Je facilite également les déplacements domicile-travail des personnels pour leur bien-être au quotidien ; ce qui est un des éléments clé de la performance en entreprise. Contactez-moi pour en discuter.
Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements
Assurer l'organisation logistique de différents événements
Organiser des réunions et gérer les salles de réunion, showrooms
Réaliser l’accueil des nouveaux arrivants et la restitution des outils, fermetures des comptes informatiques
Contrôler la bonne affectation des heures travaillées des équipes
Assurer les commandes de fournitures, les accès et le matériel informatique
Assurer la gestion de budgets et aider à la réalisation de tableaux de bord
Elaborer des rapports ou notes en fonction des demandes de l’équipe
Être force de proposition pour le partage d’informations entre les services
Gestionnaire service clients grands comptes
MANE
Juillet 2022
à septembre 2022
Pour les clients Premium Grands comptes du domaine des Arômes, zone EMEA : noter, traiter et suivre au quotidien les commandes et autres demandes, d'un ensemble de clients internes (filiales) et externes assignés. Et à ce titre, s'assurer de leur satisfaction.
Assistante administrative et commerciale, anglais
DEIF
Juin 2022
Intérim
Valbonne Sophia
Vérifier et mettre à jour les notes de frais des employés sur SAP Concur
Gérer les besoins en mobilier et fournitures de bureau : contact et devis fournisseurs
Trouver des organismes pour des formations spécifiques, selon les besoins des employés + devis
Clarifier les demandes de formation via l'OPCO en vigueur, et enregistrer les salariés concernés
Répondre aux appels entrants (Français/Anglais) et les distribuer aux bons interlocuteurs
Traduire d'anglais en français, la matrice des factures à transférer vers l'ERP, pour le siège social au Danemark
Chargée de relation client, France et Export
IFF
Juillet 2021
à avril 2022
Être avec le Commercial, le contact pour toutes les demandes clients
Saisir les commandes clients et leur confirmer les dates d'expédition
Mettre en place une bonne planification en lien avec la Production, afin que les livraisons se fassent en temps, en heure, avec quantités et emballages conformes
Gérer les demandes d'échantillons dans l'outil inter-groupes (MySales)
Être la Correspondante Qualité : l'interlocutrice privilégiée des besoins client (Fiches Techniques, FDS, Certificats...), et les Services Qualité & Règlementaire, afin d'affiner les demandes et de répondre au mieux aux clients
Gérer le planning de jours de télétravail hebdomadaire, pour l'équipe du Service Clients, et informer nos contacts en interne
Assistante d'équipes de Recherche, anglais C1
Inria
Octobre 2017
à septembre 2019
CDD
Sophia
Assistance auprès de 2 équipes, tous profils confondus (50 pers, 20 nationalités)
RH : constituer et suivre les dossiers de recrutement des contractuels, gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés ; préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
Aide aux pilotage : budgétaire, financier et contractuel
Communication : relations extérieures et organisations évènementielles
Senior Office Manager
Wever
Mars 2017
à avril 2017
Mandelieu-la-Napoule
Assistante des 3 co-fondateurs et conseillère en mobilité durable
Chargée de mission Animation et Communication
Telecom Valley
Juin 2016
à décembre 2016
CDD
Sophia Antipolis
ANIMATION auprès des adhérents de l'association : supports aux commissions, aux évènements
Identification et mises en place de projets inter-adhérents et via l'écosystème
Promotion de l‘association, développement auprès des prospects et partenaires
Mise en réseau des adhérents et acteurs du numérique
COMMUNICATION : mise à jour du site web, community manager, relations presse
Assistante des Directeurs des opérations satellites, des Services Généraux, et leurs équipes
Thales Alenia Space
Avril 2014
à janvier 2017
Intérim
Cannes
Assistante du directeur des Opérations, contrôle satellites en Télécommunication et de ses 4 équipes (80 pers.)
Organisation du séminaire international biennal de 3 jours pour fédérer les meilleurs clients : 120 pers.
Support logistique des équipes, lors des mises en orbite des satellites
Création de commandes, relations fournisseurs et comptabilité interne
Gestion des agendas, réunions, ordres de mission
Gestion des frais des personnes engagées dans le Plan de Déplacements de l'Entreprise
Traduction en anglais de business review, pour le Directeur du site
01/2017 : Assistante du VP juridique et de ses équipes : gestion des contrats et contrôle des exportations
Consultante en mobilité durable
Agence Green Code
Octobre 2011
à décembre 2013
Freelance
Sophia Antipolis
EXPERTISE :
Pré-étude sur la mise en place de bornes à recharge électrique, pour une commune des Alpes-Maritimes
Création de journées en mobilité durable : table ronde, atelier de concertation et de sensibilisation ; lunch covoiturage ; journées "Tous à vélo" ; éco-conduite ; sécurité routière ; en présence des Autorités Organisatrices de la Mobilité
Co-organisation du Forum "Green Code 2012", sur la mobilité durable (130 visiteurs ciblés), à l'Ademe de Sophia Antipolis
Actions de sensibilisation, fédération des acteurs, maillage des réseaux publics et privés, pour réduire l'utilisation du véhicule avec une seule personne à bord, sur les déplacements domicile-travail
COMMUNICATION :
Conception de supports ; enquête en ligne, reportage photos, relations presse
NUMÉRIQUE :
Animation de réseaux sociaux et de communautés autour de la mobilité et du développement durables ; administration, gestion du site internet
Chef de projet en mobilité durable
Amadeus
Mai 2008
à septembre 2011
Freelance
Valbonne
Conduite de projet du Plan de Déplacements Inter Entreprises (PDIE) de Sophia Antipolis (Sophia Mobil’ : 5 000 salariés)
Sensibilisation des employés par la mise en place de solutions alternatives à la voiture individuelle, pour améliorer la circulation sur les trajets quotidiens, en faveur des transports en commun, du covoiturage, du vélo, de la marche à pied, et du télétravail
Création de sondages et analyse ; présentation des résultats et rédaction des résumés, en anglais
Organisation et animation bilingue d'ateliers de sensibilisation, sur les différents modes de transport alternatifs à la voiture personnelle
Coordination entre le bureau d'étude et le Club des Dirigeants de Sophia Antipolis
Participation au développement de catalogue de solutions à implémenter
Suivi (Tableau de bord) et mise en œuvre des premières actions
Assistante des Programmes Scientifiques des Congrès européens
Société Européenne de Cardiologie
Juillet 2007
à avril 2008
CDD
Sophia Antipolis
En Autriche : coordination de sessions spéciales : 3 000 professionnels de la santé en cardiologie ; responsabilité de l’équipe de 20 hôtesses d'accueil locales
A Sophia Antipolis, support scientifique : communication et correspondance avec les cardiologues européens et le comité directeur
Création de statistiques, de rapports et questionnaires en ligne, brochures bilingues, publications, relations avec les éditeurs médicaux, sélection des études médicales
Mise en place du programme scientifique
Assistante Commerciale Export
Thales Underwater Systems France SAS
Juin 2006
à juin 2007
Intérim
Sophia Antipolis
Support au service clients Export : coordination des services techniques et directions commerciales
Interface entre le directeur et la force de vente ; auprès des agences du groupe (Thales R.U. & Australie)
Mise en place de séminaires avec des entités internationales
Assistante de Projets et de Direction, anglais C1
Le Plan Bleu
Décembre 2005
à avril 2006
Intérim
Sophia Antipolis
Coordination bilingue des rapports d’activités semestriels et annuels
Gestion de l'agenda du directeur, courrier et appels ; organisation des déplacements et des réunions
Interface avec les experts pour l'organisation de séminaires en France et à l'international.
Suivi de contrats de consultants en Méditerranée
Création de brochures : conception, mise en page, révision des textes, et traduction en français-anglais
Coordinatrice analyse des ventes et support marketing - Zone EAME
Allergan France SAS
Mai 2005
à décembre 2005
Intérim
Sophia Antipolis
Coordination du management des sociétés distributrices du produit Botox®, sur les zones : Europe de l'est, Afrique et Moyen-Orient.
Analyse des ventes et support marketing, prévisions sur tableurs et graphiques
Gestion des stocks en relation avec la finance, le planning budgétaire et les distributeurs à l'étranger
Mise en place et coordination des congrès nationaux, internationaux, et des activités promotionnelles,
Assistante Commerciale bilingue anglais
Integra Neuro Sciences
Juin 2003
à novembre 2004
CDD
Sophia Antipolis
Interface entre les différents sites de production à travers le monde (USA, Amérique Latine, Angleterre)
Coordination bilingue anglais auprès des clients internes/externes : les forces de vente France & Export et nos agences aux U.S.A. & U.K.
Gestion des commandes, suivi de dossiers auprès des clients finaux : cliniques, hôpitaux en France et des distributeurs à l’export (Espagne, R.U. Irlande, Amérique du Sud)
Responsable du service clients, en Chirurgie
Advanced Medical Optics - Dublin
Janvier 2000
à mars 2003
CDI
Dublin
Irlande
Prise en charge des clients grands comptes (hôpitaux, cliniques), gestion des litiges, prise de décision dans l’urgence
Gestion d'une équipe de 3 à 5 commerciaux sédentaires : recrutement, formation, motivation, communication.
Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration des Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances
Interface clients ophtalmologistes, distributeurs et transporteurs en France
Attachée commerciale aux services clients - Divisions Contactologie et Chirurgie
Allergan Pharmaceuticals Ltd - Dublin
Juillet 1997
à décembre 1999
CDI
Dublin
Irlande
Traitement des commandes, promotion des ventes, facturation, service après-vente
Support clients : opticiens, grossistes pharmaceutiques, médecins ophtalmologistes
Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration et Force de Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances (en France et en Irlande)
Hôtesse d'accueil bilingue anglais et Assistante RH
Laboratoire Allergan France
Décembre 1996
à juin 1997
CDD
Sophia Antipolis
Standard et accueil bilingue des visiteurs
RH : réception des CV et tri des candidatures
Formations
PDE, les clés de la réussite
Ademe PACA/MHC Conseil, Marseille
Mars 2009
Plan de Déplacement Entreprise : gestion de projet en mobilité durable
Communication et Leadership
Dale Carnegie, Sophia Antipolis
Janvier 2005
à mars 2005
Développement personnel
Team Leading Skills for Front Line Managers
Irish Management Institute, Dublin, Irlande
Janvier 2000
à février 2001
Techniques de gestion d'équipes et de recrutements - Agent de maîtrise
